Généralités sur l’utilisation des outils numériques collaboratifs

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif et pourquoi l’utiliser ?

La transformation digitale amorcée par de nombreuses entreprises s’illustre par des changements au niveau des méthodes de travail et des processus, parmi lesquels le recours aux outils collaboratifs. Ces outils, ou logiciels, servent à partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d’une même entreprise dans le but d’organiser un planning, de suivre un budget ou encore de communiquer en interne.

Les usages principaux pour les outils collaboratifs d’entreprise :

• communiquer et échanger de l’information : les outils collaboratifs facilitent la circulation de l’information au sein de l’entreprise, comme avec les clients, ils permettent de partager les agendas, communiquer via des messageries instantanées, transmettre des fichiers volumineux…

• suivre et organiser des projets : les outils numériques permettent de gagner en efficacité et en souplesse dans le suivi et la réalisation des projets, ils centralisent les informations liées au projet dans une interface unique.

• produire des documents ou animer des réflexions et réunions : des solutions simples à mettre en œuvre permettent de produire des documents de manière collaborative et facilitent le travail simultané sur un même document.

Les avantages des outils collaboratifs :

• augmenter la productivité
• accélérer la prise de décision
• fédérer les équipes
• améliorer le travail à distance, que ce soit avec le télétravail ou les déplacements sur chantiers

Quelles sont les solutions disponibles pour les entreprises ?

Le choix d’un outil collaboratif va dépendre des usages souhaités par l’entreprise. Il existe des outils ne répondant qu’à un seul usage ou des suites collaboratives, intégrant de nombreux usages.

Ces suites collaboratives, comme Office 365 ou Google, peuvent être intéressantes car une seule rassemble un éventail large de fonctionnalités, que ce soit pour la bureautique ou pour la gestion de projet et la collaboration. Cependant, les coûts de licence, dans le cas de la suite Microsoft, peuvent être élevés.

Plusieurs exemples de solutions logicielles en fonction des usages :

• partage de fichiers : Dropbox, Oodrive, Google drive, Microsoft sharepoint => ces solutions proposent de sauvegarder des données en ligne pour échanger des fichiers.
• visioconférence : Skype, Microsoft teams, Google Meet, Go to meeting => en fonction de l’usage, externe ou interne et du nombre de participants, certaines solutions seront à privilégier.
• gestion de projet : Slack, Trello, Doodle => ces outils permettent de planifier et piloter des projets à plusieurs.