Management : identifier et limiter les voleurs de temps

Que sont les voleurs de temps ?

Les voleurs de temps sont des activités ou des habitudes qui consomment du temps sans apporter de réelle valeur ajoutée.

Exemples :

• Réunions de travail sans ordre de jour ni objectifs de sortie
• Interruptions constantes
• Consignes imprécises
• Recherche dans une documentation non classée

Sur un chantier comme en bureau, ces situations diminuent l’efficacité et provoque une frustration personnelle, comme une frustration d’équipe.

Comment les réunions peuvent-elles devenir improductives ?

Une réunion devient un voleur de temps lorsqu’elle :

• N’a pas d’ordre du jour
• N’exige aucune production / décision
• Réunit des personnes non concernées
• Dure trop longtemps

Solutions concrètes :

• Préparer un ordre du jour, et définir les éléments à obtenir
• Mobiliser les seuls participants utiles
• Fixer une durée limite

Exemple :

Terminer chaque réunion en rappelant qui fait quoi, dans quels délais, ou pour la prochaine réunion.

Comment limiter les interruptions ?

Il faut savoir qu’entrer en phase de concentration, donc de productivité et d’efficacité, demande au cerveau environ 20 minutes. Chaque fois que vous êtes interrompu dans votre concentration par une sollicitation externe (appel téléphonique, sms etc…) votre cerveau revient à zéro et demandera à nouveau 20 minutes pour revenir en phase de concentration. Les interruptions fréquentes fragmentent vos tâches, vous empêchent d’entrer en phase productive, et réduisent donc votre efficacité.

Exemples :

• Appels téléphoniques fréquents
• Sollicitations permanentes de l’équipe pour avoir des précisions
• RDV imprévus

Solutions pratiques

• Filtrer systématiquement vos appels
• Délivrez des consignes claires, précises et faites les reformuler
• N’acceptez aucune intrusion dans votre planning
• Réservez vous des plages de travail en mode « bulle » et avertissez votre équipe

Exemple :

Faire un point chaque matin en indiquant à votre équipe quand vous êtes disponible pour eux, et quand vous êtes disponible pour votre travail, c’est à dire pour personne d’autre.

Comment améliorer l’organisation personnelle ?

En tant que manager, vous devez veillez à correctement respecter et gérer votre temps. C’est votre première ressource.

Bonnes pratiques :

• Planifier les tâches importantes, et décrochez votre téléphone.
• Éviter le multitâche excessif
• Anticiper les échéances

Exemple :

En amont d’une réunion, préparer vos documents, la liste des points que vous voulez aborder et donnez vous une durée maximale.

Comment protéger le temps collectif ?

Dans les temps collectif, le manager a pour rôle d’écouter, d’orienter, d’arbitrer. Pour cela :

• Affirmez les priorités, écartez les sujets non essentiels
• Clarifiez les demandes contradictoires, ou arbitrez
• Interrompez ceux qui monopolisent la parole
• Reformulez les conclusions

Question clé à se poser : « Ce point apporte-t-il une réelle valeur au chantier ou au projet ? »

Identifier et réduire les voleurs de temps améliore la performance, diminue le stress, augmente la satisfaction de tous et renforce la qualité du travail collectif.